7 نکته مهم قبل از خرید و راه اندازی سیستم VOIP
در دنیای ارتباطات مدرن، سیستم‌های VoIP (تلفن تحت شبکه) به یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت تماس‌های سازمانی تبدیل شده‌اند. با این حال، اجرای این سیستم‌ها بدون برنامه‌ریزی و زیرساخت مناسب، می‌تواند نه تنها بی‌فایده، بلکه منجر به اختلالات فنی و هزینه‌های ناخواسته شود. در این مطلب، تیم فنی عرفان‌نت به مهم‌ترین نکاتی اشاره می‌کند که باید پیش از خرید یا راه‌اندازی سیستم VoIP به آن‌ها توجه کنید:
۱. زیرساخت شبکه و اینترنت تعیین کننده کیفیت تماس‌ها
تمام مکالمات VoIP از طریق اینترنت منتقل می‌شوند؛ بنابراین، کیفیت تماس‌ها مستقیماً به سرعت، پایداری و کیفیت اتصال اینترنت شما بستگی دارد. در سیستم VoIP، برخلاف تلفن سنتی، تماس‌ها به شکل بسته‌های داده از طریق اینترنت منتقل می‌شوند. بنابراین کوچک‌ترین ناپایداری یا افت سرعت می‌تواند باعث افت کیفیت صدا، تأخیر یا حتی قطع تماس شود.
بنابراین بهتر است توصیه های فنی زیر را در نظر بگیرید:
- آپلود حداقل ۱ Mbps برای هر تماس همزمان: چون تماس صوتی دوطرفه است، سرعت آپلود هم به اندازه دانلود اهمیت دارد.
- پینگ کمتر از ۵۰ میلی‌ثانیه: تأخیر پایین به معنی انتقال لحظه‌ای صدا است. پینگ بالا باعث تأخیر در مکالمه می‌شود.
- Jitter پایین: تغییرات زمانی در ارسال بسته‌ها باعث اختلال در صدا می‌شود. تجهیزات شبکه باید این مورد را کنترل کنند.
- اتصال پایدار: استفاده از مودم‌های حرفه‌ای و روترهای QoS-enabled توصیه می‌شود.
برای شرکت‌هایی با حجم بالای تماس روزانه، استفاده از اینترنت اختصاصی یا فیبر نوری توصیه می‌شود.
۲. ارزیابی نیازها و تعداد تماس‌های همزمان
قبل از انتخاب تجهیزات، باید دقیقاً بدانید چه ساختاری برای تماس‌ها نیاز دارید. بدون طراحی دقیق، ممکن است سیستم VoIP شما زیر فشار تماس‌های زیاد، دچار مشکل شود. یا کاربران نتوانند به‌درستی از امکانات داخلی بهره‌مند شوند. بنابراین بهتر است موارد زیر را حتما بررسی کنید:
- چند تماس همزمان انتظار می‌رود؟ مثلاً یک شرکت پشتیبانی ممکن است روزانه ده‌ها تماس همزمان داشته باشد. پس تعداد تماس های همزمان این شرکت بالاست.
- چند داخلی نیاز دارید؟ شماره داخلی‌ها برای سازماندهی تماس‌ها بین کارمندان ضروری است.
- آیا نیاز به صف تماس یا پاسخگوی خودکار (IVR) دارید؟ اگر افراد زیادی با شما تماس می‌گیرند، داشتن منوی صوتی و صف انتظار ضروری است.
- نیاز به انتقال تماس بین داخلی‌ها، دایورت به موبایل یا VM دارید؟ همه این‌ها باید در طراحی اولیه دیده شود.
راهکار ما برای اجرای دقیق تر ایت است که حتما نقشه ارتباطات سازمانی پیش از خرید تجهیزات برای افزایش بهره‌وری و جلوگیری از هزینه‌های اضافی طراحی شود.
۳. امکانات مدیریتی؛ ضبط، گزارش‌گیری و مانیتورینگ
در بسیاری از شرکت‌ها، مخصوصاً واحدهای فروش و پشتیبانی، مدیریت تماس‌ها اهمیت زیادی دارد. امکاناتی مانند ضبط تماس‌ها و گزارش‌گیری دقیق می‌توانند ابزار قدرتمندی برای بهینه‌سازی عملکرد باشند. ضبط تماس‌ها معمولاً توسط IP-PBX یا سافت‌سوئیچ مرکزی انجام می‌شود. به محض شروع تماس، سیستم به‌صورت خودکار یا دستی آن را ضبط می‌کند و فایل صوتی آن را ذخیره می‌سازد.
جهت افزایش کارایی بهتر است بر تماس ها مدیریت داشته باشید:
- ضبط تماس‌ها: برای آموزش، بررسی اختلافات و کنترل کیفیت بسیار مفید است.
- گزارش‌گیری: مدیران می‌توانند عملکرد پرسنل را از طریق گزارش‌های تماس بررسی کنند.
- مانیتورینگ زنده: برای بررسی آنلاین تماس‌های در حال انجام و کیفیت آن‌ها استفاده می‌شود.
- گزارش روزانه/هفتگی/ماهیانه: برای تحلیل الگوهای تماس، ساعت‌های پرترافیک و غیره کاربرد دارد.
۴. امنیت سیستم VoIP؛ حفاظت در برابر تهدیدات
با توجه به اینکه VoIP بر بستر IP فعالیت می‌کند، تهدیداتی مانند شنود، حملات SIP و دسترسی غیرمجاز ممکن است سیستم را با خطر مواجه کند. زمانیکه راه اندزی سیستم VOIP را به تیم عرفان بسپارید. موارد زیر را جهت افزایش امنیت آن در نظر خواهد گرفت.
- تنظیم دقیق فایروال و کنترل دسترسی
- محدودسازی IPهای مجاز
- استفاده از رمزنگاری تماس‌ها با پروتکل‌های SIP-TLS و SRTP
۵. انتخاب بین سیستم‌های ابری و محلی
دو گزینه اصلی برای راه‌اندازی سیستم VoIP وجود دارد و انتخاب صحیح آن باید بر اساس نیاز و ساختار سازمان انجام شود:
| مدل | مزایا | معایب |
|---|---|---|
| Cloud (ابری) | هزینه اولیه کمتر، عدم نیاز به سخت‌افزار | وابستگی به اینترنت، نگرانی امنیتی |
| On-Premise (محلی) | کنترل کامل، امنیت بالا، امکان شخصی‌سازی | نیاز به تجهیزات و هزینه نگهداری |
در جلسات تحلیل نیاز، مدل مناسب را با در نظر گرفتن شرایط فنی و بودجه شرکت پیشنهاد می‌دهیم.
۶. استفاده از تجهیزات معتبر و هماهنگ
انتخاب تجهیزات سازگار با زیرساخت سازمان بسیار حیاتی است. استفاده از دستگاه‌های بی‌کیفیت یا ناسازگار می‌تواند عملکرد کل سیستم را دچار مشکل کند.
عرفان نت نسبت به این موضوع به شما تعهدات زیر را می دهد :
- بررسی فنی تجهیزات پیش از نصب
- ارائه خدمات پس از فروش
۷. پشتیبانی و آموزش؛ لازمه بهره‌برداری درست
هیچ سیستم تلفنی بدون آموزش کاربران و پشتیبانی فنی مؤثر نمی‌تواند عملکرد پایدار و مطلوبی داشته باشد. این مسئله در بلندمدت به یکی از عوامل کلیدی موفقیت سیستم VoIP تبدیل می‌شود.
خدمات ما در زمینه اجرای سیستم های VOIP
- نصب، تنظیمات کامل، آموزش به کاربران
- پشتیبانی فنی حضوری و تلفنی
- قرارداد نگهداری دوره ای
سیستم VoIP صرفاً یک جایگزین دیجیتال برای تلفن سنتی نیست؛ بلکه یک بستر هوشمند برای مدیریت ارتباطات سازمانی است. طراحی اصولی و اجرای درست آن می‌تواند نقش مهمی در افزایش بهره‌وری تیم، رضایت مشتری و امنیت ارتباطات شما ایفا کند.
عرفان‌نت با تجربه پیاده‌سازی سیستم‌های VoIP در سازمان‌های بزرگ و متوسط، آماده ارائه مشاوره تخصصی، طراحی و اجرای کامل این سیستم‌ها در مجموعه شماست. جهت مشاوره و راهنمایی بیشتر می توانید اطلاعات درخواست شده در فرم زیر را تکمیل کنید، تا در سریع ترین زمان ممکن با شما تماس بگیریم.
فرم ثبت نام تلفن ثابت مبتنی بر IP
لطفا با دقت فرم زیر را تکمیل و سپس گزینه ارسال را انتخاب فرمایید پس از ثبت اطلاعات کارشناسان شرکت جهت مشاوره رایگان و طی مراحل بعدی با شما تماس خواهند گرفت